Cảnh báo và hướng dẫn phát hành hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (TT58)

Đối tượng: doanh nghiệp áp dụng Thông tư 58, phát hành hóa đơn điện tử.
Phạm vi: cảnh báo khi phát hành HĐ xăng dầu, HĐ kinh doanh xe, HĐ giờ làm việc ban đêm, HĐ máy tính tiền (MTT), tra cứu xử lý HĐ lập sai theo NĐ 254/2026/NĐ-CP và TT 91/2026/TT-BTC.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay thế NĐ 123/2020/NĐ-CP và NĐ 70/2025/NĐ-CP) quy định mới về hóa đơn điện tử, áp dụng từ ngày phát hành. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 58 (TT58) cần tuân thủ các quy định này khi phát hành hóa đơn.

Phần mềm MISA SME bổ sung các cảnh báo và hướng dẫn khi phát hành hóa đơn trong các trường hợp đặc biệt theo NĐ 254/2026/NĐ-CP:

• Hóa đơn xăng dầu thiếu Mã, Địa chỉ địa điểm kinh doanh trên mẫu.
• Hóa đơn kinh doanh xe khi người mua là cá nhân dùng căn cước công dân (CCCD) chưa đăng ký mã số thuế.
• Hóa đơn phát hành vào giờ làm việc ban đêm (22h-24h).
• Hóa đơn máy tính tiền (MTT) đầu tiên trong ngày khi còn tồn hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế.
• Tra cứu cách xử lý hóa đơn lập sai theo NĐ 254/2026/NĐ-CP và TT 91/2026/TT-BTC.
• Hóa đơn người mua không cung cấp thông tin thì thể hiện “Bán cho người tiêu dùng”.

Tất cả cảnh báo áp dụng với dữ liệu theo TT58, trên cả giao diện đầy đủ và giao diện đơn giản. Áp dụng trên các luồng phát hành hóa đơn hiện nay: phát hành từng chiếc, phát hành hàng loạt; cho hóa đơn mới, hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh; trên các loại chứng từ (Bán hàng kèm hóa đơn, Hóa đơn, Hóa đơn điều chỉnh, Trả lại hàng mua, Hóa đơn bán hàng). Áp dụng cả các luồng: hóa đơn thông thường (có mã, không mã), hóa đơn máy tính tiền (có ký số, không ký số), thiết lập ký số (MISA eSign hoặc USB ký số).

1. Cảnh báo HĐ xăng dầu thiếu Mã/Địa chỉ địa điểm kinh doanh

Theo NĐ 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải thể hiện rõ Mã và Địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp trên hóa đơn.

Khi phát hành 1 hóa đơn:
Khi phát hành hóa đơn với mẫu hóa đơn xăng dầu (mẫu có tích chọn “Là hóa đơn xăng dầu” trên MeInvoice) mà trên mẫu chưa điền đầy đủ Mã và Địa chỉ địa điểm kinh doanh, phần mềm hiển thị popup cảnh báo:

Cập nhật quy định mới về hóa đơn xăng dầu
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải thể hiện rõ Mã, Địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
Mẫu hóa đơn ký hiệu <Ký hiệu mẫu> đang chưa điền đầy đủ Mã, Địa chỉ địa điểm kinh doanh lên mẫu hóa đơn. Xem hướng dẫn TẠI ĐÂY

• Xem hướng dẫn TẠI ĐÂY: Mở link help: https://helpdnsn.misa.vn/kb/huong-dan-thay-doi-phat-hanh-hoa-don-voi-mau-hoa-don-xang-dau/

Khi phát hành hàng loạt:
Nếu trong danh sách ký hiệu hóa đơn thực hiện phát hành tồn tại ký hiệu vi phạm, hiển thị popup cảnh báo giống trên, phần <Ký hiệu mẫu> liệt kê các ký hiệu vi phạm (ngăn cách bằng dấu chấm phẩy, tối đa 5 ký hiệu, nhiều hơn hiển thị …).

2. Cảnh báo phát hành HĐ giờ làm việc ban đêm

Theo NĐ 254/2026/NĐ-CP (Khoản 5 Điều 9): trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch bán hàng trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Tooltip hướng dẫn:
Bổ sung icon i tại thông tin Ngày hóa đơn / Ngày chứng từ trên chứng từ/hóa đơn. Bấm vào hiển thị tooltip:
Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn cho giao dịch phát sinh vào ban đêm. Xem chi tiết
Bấm Xem chi tiết để mở link help: https://helpdnsn.misa.vn/kb/bo-sung-tien-ich-canh-bao-viec-phat-hanh-hoa-don-gio-lam-viec-ban-dem/

Cảnh báo khi phát hành trong khung giờ 22h-24h (theo giờ Server):
Quy định về thời điểm lập hóa đơn trong giờ làm việc ban đêm
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Quy định giờ làm việc ban đêm TẠI ĐÂY
Để hạn chế sai sót hoặc gián đoạn khi phát hành hóa đơn vào ban đêm, bạn có thể phát hành hóa đơn này vào ngày hôm sau.
Bạn có muốn tiếp tục phát hành hóa đơn không?

3. HĐ người mua không cung cấp thông tin: “Bán cho người tiêu dùng”

Theo NĐ 254/2026/NĐ-CP (Phụ lục, điểm 4b): trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Tooltip hướng dẫn:
Bổ sung icon i tại trường Người mua hàng trên hóa đơn. Bấm vào hiển thị tooltip:
Trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Phạm vi:

• Giao diện đầy đủ: Chứng từ Bán hàng kèm hóa đơn (tab Hóa đơn), Hóa đơn, Hóa đơn điều chỉnh.
• Giao diện đơn giản: Hóa đơn bán hàng.
• Trả lại hàng mua: giữ nguyên (giao diện hiện không có thông tin Người mua hàng).

4. Cảnh báo HĐ MTT đầu tiên trong ngày nếu còn tồn HĐ chưa gửi CQT

Theo NĐ 254/2026/NĐ-CP (Khoản 3 Điều 15): người bán có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến CQT vào cuối ngày.

Điều kiện hiển thị cảnh báo:

• Phát hành hoặc phát hành hàng loạt HĐ máy tính tiền (MTT).
• Chỉ cảnh báo khi phát hành HĐ MTT đầu tiên trong ngày trên phần mềm của MST đang kết nối MeInvoice (bao gồm phát hành trên Mobile). Đã phát hành rồi thì không show lần sau.
• Phân biệt theo từng dữ liệu: 1 DL kết nối nhiều MST thì phát hành trên MST nào cũng cảnh báo lần đầu.
• Chỉ cảnh báo khi còn tồn HĐ từ MTT chưa gửi CQT tính đến thời điểm phát hành.

Nội dung cảnh báo:
Còn <N> hóa đơn từ máy tính tiền chưa gửi đến Cơ quan Thuế
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến CQT vào cuối ngày, việc gửi muộn hoặc không gửi có thể bị xử phạt nặng. Xem hướng dẫn TẠI ĐÂY
Vui lòng nhấn Gửi hóa đơn còn tồn để tránh bị xử phạt theo quy định.

Xem hướng dẫn TẠI ĐÂY: Mở link help: https://helpdnsn.misa.vn/kb/huong-dan-thoi-diem-gui-hoa-don-may-tinh-tien-den-co-quan-thue/

Phạm vi: chứng từ có tích chọn “Là hóa đơn từ máy tính tiền” – Chứng từ Bán hàng kèm HĐ, Hóa đơn, Hóa đơn điều chỉnh, Hóa đơn bán hàng (giao diện đơn giản).

5. Tra cứu cách xử lý HĐ lập sai theo NĐ 254/2026/NĐ-CP và TT 91/2026/TT-BTC

Đường dẫn: Phân hệ Kết nối HĐ điện tử, chọn tab Tra cứu cách xử lý HĐ lập sai.

Thay đổi text:

• Sửa “Tra cứu cách xử lý HĐ đã lập sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP” thành “Tra cứu cách xử lý HĐ đã lập sai theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP”.

Mục “Hóa đơn của đơn vị sai nội dung nào” – sửa lại 2 trường hợp xử lý (áp dụng HĐ có mã của CQT / HĐ khởi tạo từ MTT):

Trường hợp 1 (text mới): Sai tên; địa chỉ; số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn.
Cách xử lý: Thông báo cho người mua, thông báo CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại HĐ.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa ghi trên HĐ không đúng quy cách, chất lượng; sai về số tiền ghi trên HĐ; sai về thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác.
Cách xử lý: Lập HĐ điều chỉnh hoặc HĐ thay thế (kèm dòng chữ “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).

Trường hợp HĐ khởi tạo từ máy tính tiền:
Với trường hợp sai mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng; sai số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, có 2 cách xử lý (Thay thế hoặc Điều chỉnh):

• Ngầm định chọn option Thay thế hóa đơn và disable option không cho chọn lại.
• Text hướng dẫn: “Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai”.

Link help (cập nhật lại link gắn sai ở PBI 646731):

• HĐ MTT + Chưa gửi CQT + Chưa gửi người mua + Sai MST/số tiền/thuế suất/thuế/hàng hóa: https://helpact.misa.vn/kb/thay-the-hoa-don-mtt-da-gui-chua-gui-cqt-chua-gui-nguoi-mua-sai-so-tien-tien-thue-thue-suat-hang-hoa/
• HĐ MTT + Đã gửi CQT + Chưa gửi người mua + Sai MST/số tiền/thuế suất/thuế/hàng hóa: https://helpact.misa.vn/kb/thay-the-hoa-don-mtt-da-gui-chua-gui-cqt-chua-gui-nguoi-mua-sai-so-tien-tien-thue-thue-suat-hang-hoa/

6. Hướng dẫn cá nhân dùng CCCD đăng ký MST trước khi lập HĐ

Theo chuẩn XML về truyền nhận dữ liệu HĐ điện tử (QĐ 1233/QĐ-CT ngày 27/8/2026), với mẫu hóa đơn Kinh doanh xe cần khai báo đầy đủ thông tin người mua: Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường, Điện thoại. Mã số thuế là MST tổ chức hoặc CCCD của người đăng ký phương tiện.

Khi người mua là cá nhân nhập CCCD vào trường Mã số thuế: Thuế chấp nhận CCCD đã đăng ký thuế, từ chối CCCD chưa đăng ký thuế.

Khi phát hành 1 hóa đơn (mẫu kinh doanh xe):
Cập nhật quy định mới về hóa đơn kinh doanh xe
Theo chuẩn XML hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn Kinh doanh xe cần khai báo:

• Người mua: Tên, Mã số thuế, Địa chỉ, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường, Điện thoại.
  Lưu ý: Mã số thuế là MST tổ chức hoặc CCCD của người đăng ký phương tiện. Cần đăng ký MST bằng CCCD trước khi lập hóa đơn để tránh bị cơ quan thuế từ chối.
• Thông tin tài sản: Loại tài sản, Tình trạng tài sản, Xuất xứ. Với xe đã qua sử dụng, khai báo thêm Tên loại tài sản đăng ký, Số biển kiểm soát,…
  Vui lòng sửa mẫu hóa đơn hoặc tạo mẫu hóa đơn mới để đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định. Xem hướng dẫn TẠI ĐÂY
  Bạn có muốn tiếp tục phát hành hóa đơn không?

Khi phát hành hàng loạt:
Nội dung giống trên, phần <Ký hiệu mẫu> liệt kê ký hiệu vi phạm:
Vui lòng sửa mẫu hóa đơn ký hiệu <Ký hiệu mẫu> hoặc tạo mẫu hóa đơn mới để đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.

• Xem hướng dẫn Tiếp tục phát hành. TẠI ĐÂY https://helpact.misa.vn/kb/huong-dan-thay-doi-phat-hanh-hoa-don-voi-mau-hoa-don-kinh-doanh-xe/